Effektiv Zeit sparen mit Plantafel-Software & Co.

Sie sind als Projektmanager tätig oder haben häufig mit der Planung von Ressourcen und Projekten zu tun? Dann haben Sie im Zuge Ihrer Tätigkeit vermutlich schon das ein oder andere Mal mit Software zur Projektplanung gearbeitet. Aber kennen Sie schon Tools mit Plantafel-Funktion, Gantt-Diagramm und Mobile Apps? Im Folgenden möchten wir Ihnen einige praktische Projektplanungstools vorstellen, mit denen Sie im Arbeitsalltag wertvolle Zeit sparen.

Optimierte Ressourcenplanung mit Plantafel

Sie kennen sicher die klassische Plantafel, bei der die Projektplanung mit Magneten oder Steckern visuell dargestellt wird. Diese ist äußerst anschaulich und übersichtlich, doch sind die analogen Ausführungen räumlich begrenzt und erfordern die Anwesenheit der Mitarbeiter bzw. die anschließende Kommunikation der geplanten Vorgänge per Telefon oder E-Mail.

Anders die Plantafel-Software: Diese ist im Gegensatz zur analogen Variante ohne Einschränkungen in Höhe und Breite erweiterbar und kann, als Online-Version, von verschiedenen Standpunkten aus bearbeitet werden. Außerdem kann die Plantafel je nach Software direkt mit allen Mitarbeitern geteilt und über Mobile Apps und elektronische Kalender eingesehen werden (mehr dazu weiter unten) – ein großer Vorteil gegenüber klassischer elektronischer Planungsinstrumente wie Excel, bei der nur einige wenige direkten Zugriff haben und Änderungen extra kommuniziert werden müssen.

Das Gantt-Diagramm für die Planung von komplexen Projekten

Wenn Sie viel mit komplexen Projekten zu tun haben, bei denen die einzelnen Abläufe eng miteinander verknüpft sind, dann ist die Unterstützung der Projektplanung mit einer Software mit Gantt-Diagramm-Funktion besonders gut für Sie geeignet. Damit können Sie Aktivitäten visuell darstellen und diese Darstellungen individuell anpassen, Verbindungen zwischen den einzelnen Abläufen sichtbar machen, zusätzliche Informationen hinzufügen, Fortschrittsberichte einfügen usw.

Mit dieser Funktion können Sie nicht nur die einzelnen Abläufe für sich selbst und Ihre Mitarbeiter anschaulich darstellen, sondern das fertige Diagramm dank seiner Anschaulichkeit auch sehr gut direkt mit Ihren Kunden teilen, um ihnen einen Überblick über die einzelnen Vorgänge zu geben. Damit sparen Sie wiederum Zeit, die sie sonst für Meetings, E-Mails oder fürs Telefonieren investieren müssten.

Mobile Apps und elektronische Kalender für effiziente interne Kommunikation

Mit diesen bereits erwähnten Tools kann vermutlich am meisten Zeit eingespart werden – denn wofür sonst zahlreiche E-Mails und Telefongespräche nötig wären, reicht nun ein schneller Blick aufs Handy oder in den elektronischen Kalender.

Wenn Sie sich für eine Software zur Projektplanung entscheiden, die über eine Mobile App-Funktion verfügt, dann haben Ihre Mitarbeiter tatsächlich überall und jederzeit Zugriff auf ihren Terminplan, und das auch ohne Computer. Sie können den Fortschritt ihres Projektes eintragen, Schätzungen abgeben, wie lange sie noch brauchen werden, und sonstige nützliche Informationen hinzufügen. Der Projektmanager wiederum hat mit nur wenigen Klicks alle Informationen, die er benötigt. Auch können Mitarbeiter bei einigen Apps dazu autorisiert werden, auf andere, für sie relevante Bereiche des Projekts zuzugreifen – das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für alle Beteiligten.

Ähnliche Vorteile bringt ein elektronischer Kalender: Die Ressourcenplanung kann in ein Kalender-System verschoben werden, auf das Ihre Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Termine, Deadlines usw. sind für alle gleichermaßen einsehbar – somit sind alle Mitarbeiter immer auf dem Laufenden, es wird viel wertvolle Zeit gespart und die Gefahr, dass jemand wichtige Informationen möglicherweise nicht erhält, wird minimiert.

Tags: Projektplanung.

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